Como trocar de contador sem dor de cabeça: o passo a passo

Muitos empresários continuam insatisfeitos com a contabilidade por medo do trabalho que a troca pode dar. Na prática, quando bem conduzida, a migração acontece sem que a empresa perceba, e o novo escritório faz a maior parte do trabalho.

Sinais de que é hora de trocar

• Você só ouve falar do contador quando chega uma guia para pagar.
• Multas e notificações por atrasos ou erros se repetem.
• Ninguém nunca discutiu com você o regime tributário da empresa.
• Você não recebe relatórios ou não entende os que recebe.
• As respostas demoram dias, ou nunca chegam.

Passo a passo da migração

1. Escolha o novo escritório

Avalie atendimento, experiência no seu segmento e o que está incluso: relatórios, reuniões, departamento pessoal, planejamento tributário.

2. Confira o contrato atual

Verifique o prazo de aviso prévio e as condições de rescisão. O mais comum é um aviso de 30 a 60 dias.

3. Comunique a saída e defina a data de corte

O ideal é que a troca aconteça no início de um mês e, se possível, de um trimestre, para facilitar o fechamento das apurações.

4. Transferência de documentos

O escritório anterior deve entregar a documentação da empresa, formalizada em um termo de transferência de responsabilidade técnica. Entre os principais itens:

• Livros contábeis e fiscais, balancetes e balanço do último exercício.
• Apurações de impostos, guias pagas e parcelamentos em andamento.
• Folha de pagamento, documentos dos funcionários e eSocial.
• Contrato social e alterações, certidões e acessos a sistemas e portais.

5. Conferência e diagnóstico

O novo escritório revisa as informações recebidas, identifica pendências e organiza a rotina. É um ótimo momento para revisar o regime tributário.

Conclusão

Trocar de contador é uma decisão de gestão. Com um processo organizado, a empresa ganha um parceiro mais próximo e estratégico, sem interromper a operação.